Делегувати це спосіб ефективно управляти своїм часом?

Anonim

Вітаю! Напевно Ви чули прислів'я: "Хочеш, щоб щось було зроблено добре, зроби це сам". З особистого досвіду скажу, що це найгірший рада для підприємця, керівника, фрілансера і навіть молодої мами з двома дітьми. Причому я сам до останнього часу вважав що це не так.

Цінний ресурс "час", на жаль, не гумовий. Займаючись власним проектом, Ви витрачаєте 80% часу на дрібниці і рутину. І на щось по-справжньому масштабне і грандіозне його вже не залишається. В результаті Ви страшно втомлюєтеся і тупцюєте на місці.

Далеко не відразу я зрозумів, як важливо навчитися делегувати повноваження! Але життя змусило. В ідеалі делегувати це перекласти на інших все, що можна. І вивільнити час для по-справжньому важливих і перспективних справ.

Давайте розберемося з поняттям делегування. І подивимося, що можна і що не можна делегувати.

Зміст

  • 1 Що це таке?
  • 2 Які завдання можна і потрібно делегувати?
    • 2. 1 Збір інформації
    • 2. 2 Рутину
    • 2. 3 Роль заступника або представника
  • 3 Які завдання можна делегувати?
    • 3. 1 Особові справи
    • 3. 2 Термінові справи
    • 3. 3 Справи особливої ​​важливості
    • 3. 4 Довгострокові цілі
    • 3. 5 Мотивація і заохочення
  • 4 Три "золотих" правила делегування
    • 4. 1 Правило №1. Ставте завдання чітко
    • 4. 2 Правило №2. Дайте можливість підлеглим учитися на власних помилках
    • 4.3 Правило №3. Більше свободи

Що це таке?

Якщо бізнес тримається на зусиллях одну людину - це не бізнес. Працюючи "за всіх", підприємець неминуче впирається в тимчасові рамки. Кожен день він витрачає дорогоцінні хвилини і години на текучку і закопується в деталях. У той час як його основне завдання - бачити картину в цілому і працювати над перспективою.

Що значить делегувати? Перекладати або передоручати виконання свого завдання третій особі.

"Гарне" делегування - це коли "на сторону" передається не планування або стратегічна частина, а тільки виконання.

Делегирующий стиль керівництва дозволяє:

  • Вивільнити час і сили для вирішення інших більш важливих завдань
  • Навчити співробітників важливих навичок
  • Оцінити їх здатності в "польових" умовах
  • В рази підвищити ефективність роботи завдяки тому, що завдання перепоручается професіоналам

Подивимося, як правильно розділити делеговані завдання на "можна" і "не можна".

Які завдання можна і потрібно делегувати?

Збір інформації

Інформацію про конкурентів, умовах кредитів або статистикою з продажу за кілька місяців краще доручити підлеглим. Ваше завдання: проаналізувати дані і зробити висновки.

Рутину

20% результатів забезпечує 80% роботи. І бажано ці 80% рутинних операцій передоручити комусь іншому. Від Вас потрібно лише сформувати чітке ТЗ і проконтролювати виконання.

Крім того, можна і потрібно делегувати повторювані завдання. Наприклад, відповіді на поточні дзвінки, сортування пошти, розсилку листів-нагадувань.

Роль заступника або представника

Особисті зустрічі з клієнтами, зборів або конференції віднімають купу часу.І взяти участь в таких заходах замість Вас іноді може і хтось інший.

Які завдання можна делегувати?

Особові справи

За кордоном особисті справи прийнято чітко відокремлювати від робітників. У нас, на жаль, ці поняття часто змішуються. Підлеглих і найманих працівників правильно "завантажувати" тільки робочими завданнями! В іншому випадку, як мінімум, порушується субординація.

Термінові справи

Ну, тут все зрозуміло. Якщо якусь дрібницю потрібно зробити терміново ("ще вчора"), то на делегування такого завдання вже просто немає часу.

Справи особливої ​​важливості

Критерій важливості: "особливі" завдання призводять до коректування діяльності або бізнесу. Наприклад, вихід на нові ринки збуту або підписання великого контракту.

Довгострокові цілі

Не можна делегувати такі обов'язки як складання плану стратегічного розвитку бізнесу або постановка цілей.

Мотивація і заохочення

Преміювати і хвалити за хорошу роботу завжди повинні особисто Ви.

Три "золотих" правила делегування

Правило №1. Ставте завдання чітко

Офісний анекдот: "Доручення, яке може бути зрозуміле неправильно, завжди розуміється неправильно". Звідси висновок: чітко формулюйте ТЗ і уточнюйте усі деталі завдання.

Що обов'язково повинно бути в ТЗ:

  1. Критерії оцінки результатів (якісні і кількісні)
  2. Граничні терміни виконання
  3. Формат звітності
  4. Розбивка на етапи і дати проміжного контролю

Переконайтеся, що співробітник правильно зрозумів поставлене перед ним завдання!

Правило №2. Дайте можливість підлеглим учитися на власних помилках

Простими словами позбавте співробітників від гіперопіки. До речі, ту ж помилку часто-густо роблять і молоді батьки.Вони розрулюють всі дитячі проблеми "на випередження", не даючи дітям наробити власних помилок і набратися досвіду.

Успішне делегування - це коли співробітникам дозволено робити помилки і самостійно їх виправляти. Наголос на слово "самостійно". Втручатися безпосередньо стоїть лише в критичних ситуаціях.

Правило №3. Більше свободи

Потрібно привчити себе не втручатися у виконання завдання до моменту проміжного контролю!

Справа в тому, що майже будь-яке завдання можна вирішити кількома способами. І не факт, що Ваш варіант - найкращий! Часто підлеглі пропонують більш ефективні способи. Не розуміючи цього, керівники наполягають на своєму і звинувачують співробітників в некомпетентності.

Такий підхід серйозно знижує мотивацію і відбиває всяке бажання проявляти ініціативу. Адже простіше сліпо виконати всі вказівки керівництва на шкоду кінцевому результату. Принцип "ініціатива карається" зводить нанівець всі плюси делегування.

А Ви вмієте делегувати повноваження?

Підписуйтесь на оновлення та діліться посиланнями на свіжі пости з друзями в соціальних мережах!